Gestión de Proyectos en un ERP

¿Qué es un módulo de Gestión de proyectos en un ERP?

Un proyecto es un proceso temporal destinado a producir un producto o servicio que ha de tener planificados un principio, un final, unos costes y unas entregas o hitos predefinidos y un control de las desviaciones en la ejecución.

 Cada empresa requerirá en la implantación del módulo su propia especialización para agregar valor que tendrá que ser cuantificable por variables con una determinada especificación técnica. Se trata de módulos que sobre desarrollos estandarizados tienen toda la flexibilidad para programar a medida según las necesidades de los procesos y ritmos, presentes y escalables en el futuro de cada empresa.

Un Gestor de proyectos incrementa la productividad de una forma importante. Permite medir y optimizar las fases de un proyecto, sus estimaciones y sus desviaciones. Posibilita mejoras en la presupuestación y calidad de servicio en futuros proyectos, mejoras en los trabajos y tareas. Permite visualizar la fase y estado de cada proyecto en un momento dado. Los ERP deberán poder gestionar y compartir documentos entre las personas que colaboran activamente en las fases del proyecto.

¿Qué empresas necesitan un ERP Gestión de Proyectos?

En realidad, cualquier empresa cuya actividad no sea repetitiva. Empresas constructoras de obra civil o edificación, instaladoras, ingenierías, empresas de servicios son todas empresas que requieren Gestión de Proyectos.

¿Por qué? Una constructora necesita planificación de los trabajos, control de las obras, certificaciones, control de suministros de materiales. Las ingenierías necesitan controlar las horas invertidas y los materiales usados. Las empresas que fabrican bienes de equipos necesitan controlar el ciclo de vida del proyecto, desde la ingeniería, fabricación, montaje, garantía, posventa. Las consultoras tecnológicas necesitan implementar las fases del proyecto y su soporte técnico. El sector agrario planifica el trabajo en el campo, su tratamiento, partes de trabajo, control de destajos.

En definitiva, la gestión de proyectos encaja en un abanico muy grande de empresas.

Solmicro

Solmicro sería nuestra principal recomendación si tu proceso productivo es por proyectos. 

¿Cómo se crean los proyectos en un ERP líder?

Un ERP líder debe permitir flexibilidad, es decir, varias formas de crear un nuevo proyecto. Desde cero, desde un presupuesto ya creado con la misma estructura jerárquica de trabajos, desde uno o varios proyectos anteriores.

La forma más habitual es convertir un presupuesto en proyecto. Se crea un nuevo proyecto con la misma estructura jerárquica de trabajos y el sistema debe ser capaz de importar los archivos y conceptos como materiales o mano de obra previstos y guardar toda la trazabilidad, controlar las facturaciones previstas y reales, y las variables técnicas previstas y reales.

Para incrementar la productividad se deben poder copiar proyectos completos para situaciones casi idénticas actualizando precios de materiales, mano de obra y máquinas. O se pueden copiar partes parciales de otros proyectos actualizando también los precios de coste.

Debe ser factible, asimismo, crear un proyecto desde cero. Desde la introducción de los datos más básicos, los nombres de proyecto, los tipos de proyecto, las fechas de inicio y a partir de ahí los diferentes trabajos con su descripción y unidades de trabajo que deben poder ser acumulativas, es decir, añadir las unidades de trabajo de niveles que están por debajo siempre que la empresa lo necesite. Un módulo de gestión de proyectos debe poder facturar por certificación (hacer un examen de lo producido en ese mes para facturárselo al cliente), por ejemplo, o usar costes alzados imputados directamente en cada trabajo o poder facturar por hitos, o facturar por conceptos o por alquiler.  En cualquier caso, deben ser comprobados los importes totales reales y sus correspondientes previstos en el proyecto para analizar la productividad y optimizar procesos.

¿Cómo se manejan los materiales en una empresa con procesos no repetitivos?

Un ERP con módulo de proyectos debe trabajar con distintos escenarios en el uso de la lista de materiales por la diversidad de sectores empresariales qué deben implantarlo. La flexibilidad del módulo debe permitir trabajar con almacenes y stock de materiales permanentes y poder generar la expedición de materiales dentro del circuito de ventas o con empresas que, sin almacén, compren todo contra necesidades de obra iniciándose el circuito de compras cómo suministros o como pedidos pero facilitando la planificación de las compras, o , en tercer lugar, con empresas que fabrican internamente los materiales y con cualquier combinación de los tres escenarios anteriores.

¿Cómo deben poder facturarse los proyectos?

Cómo en las distintas tipologías de empresas que trabajan por proyectos a través de un ERP se puede facturar de diversos modos.  Como en la construcción, por certificaciones aprobadas a los clientes. Lo que se conoce como facturas a origen. Por hitos o vencimientos previamente negociados con los clientes ya sean periódicos o de inserción manual.  Por conceptos, es decir, por horas, gastos y materiales separadamente. Por horas en los bonos de trabajo. Por gastos y materiales confirmados por clientes.

Se deben poder cuantificar las entregas a cuentas, las fianzas, los adelantos, anticipos y demás cobros y pagos previos a la factura. Y también, dadas las particularidades de estos procesos empresariales no repetitivos y de cierto importe, los riesgos de cliente asociados a tesorería.

¿Cuándo imputar las tareas en los trabajos?

Las tareas son las unidades más básicas de los trabajos. Definen qué, quién y cuándo hay que hacer un trabajo. Una relación de trabajos forma un proyecto y las tareas son un nivel de detalle de procesos e informes que han de ser ejecutados para finalizar ese trabajo. Las tareas se registran en los proyectos, no en los presupuestos, son personalizables y permiten comparar tiempos teóricos previstos con reales.

Es muy útil la existencia de un planificador de necesidades de mano de obra que estime las horas en las tareas y los trabajos y las vincule a cada oficio y calendario de cada trabajador. Así el ERP permite a lo largo de toda la vida del proyecto visualizar las necesidades de mano de obra y balancear la carga de trabajo de cada operario. Así se simulan los máximos picos de productividad y se planifican tiempos reales de ejecución a corto y largo plazo.

¿Cómo controlar los costes?

Se han de poder imputar materiales a través del maestro de artículos y sus precios pactados con proveedores. Puede ser desde almacén cuándo se hacen consumos directos, o por factura de compra asociado a un trabajo de un proyecto o a partir de bonos de trabajo.

Se han de poder imputar los cotes de mano de obra directa para que el sistema sugiera las tasas horarias con operarios y categorías dados de alta. También deben poder imputarse, a través de los centros, los gastos de maquinaria utilizada a través de sus costes de mantenimiento y distintos costes varios que se producen en la ejecución de proyectos.

Los ERP líder disponen, además, actualización de stocks para mantener controladas las salidas y entradas de existencias provocadas por los consumos de los trabajos. Disponen de control de proyectos desde albarán para incluir los costes en el momento de la recepción. O programas de liquidación de gastos devengados por los trabajos de los operarios.

Obviamente han de formar parte de una solución vertical de un ERP genérico líder o poder integrarse con él y todas sus funcionalidades: Contabilidad, Facturación y Tesorería, Compras, Almacenes y Ventas, Business Intelligence, etc.

¿Cuándo implantar un módulo de gestor de proyectos?

En realidad, toda empresa, aún con pocos empleados, de cierto crecimiento, ya va a notar claramente los efectos de controlar y planificar los proyectos. Incluso en las pequeñas empresas en las que el propietario de la empresa normalmente se encarga de planificar los proyectos ya son ideales los ERP para automatizar procesos, visualizar estados, optimizar decisiones y minimizar errores.

Desde Adico te animamos a que valores su implantación e incrementes la productividad de tu empresa.

Conozca las soluciones de Adico para su empresa

En Adico tenemos diferentes soluciones para ayudar a su empresa a cumplir con la nueva normativa.

Contáctenos
Download WordPress Themes Free

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies